Vergaderen met overnachting is misschien niet iets waar je snel voor kiest. Jammer, want het is een goede manier om werk te combineren met ontspanning. Een vergadering wordt hierdoor en stuk leuker en verloopt vaak efficiënter. Hebben we je interesse gewekt? Dan denk je er zelf misschien over na om een vergader-overnachting te organiseren. In deze tekst vertellen we je hoe je dit aanpakt, zodat het een succes wordt.
Bepaal het doel
Een veelgemaakte fout bij het organiseren van een vergader-overnachting is dat er vaak direct gezocht wordt naar vergaderlocaties met overnachting. Je hebt weliswaar een locatie nodig, maar het soort locatie hangt af van het doel van de vergadering. Bepaal daarom eerst of de vergadering bedoeld is om een belangrijke beslissing te nemen of om te brainstormen. Voor belangrijk beslissingen is een rustige omgeving ideaal, terwijl een inspirerende plek ideaal is voor een brainstorm.
Kies de juiste locatie
De zoektocht naar een locatie kan beginnen zodra je bepaald hebt wat het doel van de vergader-overnachting is. Kies niet alleen voor en mooie plek, maar houd ook rekening met de sfeer. Deze moet namelijk aansluiten bij het doel van de vergadering. Zoek daarnaast uit hoe het met de bereikbaarheid zit. Kies het liefst voor een locatie die zowel met de auto als het openbaar vervoer goed bereikbaar is. Deelnemers kunnen zo zelf kiezen op welke manier ze willen reizen.
Denk aan de catering
Heb je een geschikte locatie gevonden? Dan ben je er nog niet. Je wilt immers dat het de deelnemers aan niets ontbreekt tijdens de vergadering. Denk daarom ook na over de catering. Je kunt zelf van alles regelen, maar dit kost je veel tijd. Gelukkig bieden veel externe locaties vergaderarrangementen aan. De prijs van een vergader-overnachting valt hierdoor hoger uit, maar je hoeft zelf nergens over na te denken. Van koffie en thee tot de lunch en/of het diner: alles wordt voor je geregeld. Vaak kun je uit verschillende arrangementen kiezen, waardoor je invloed hebt op de kosten.
Stel een agenda op
Als je de locatie en catering geregeld hebt, wordt het tijd om na te denken over de invulling van de dagen. Stel in ieder geval een agenda op voor de vergadering. Zorg dat je hier alle punten in opneemt die aan bod moeten komen. Plan niet alles strak achter elkaar, maar houd ruimte voor pauzes of vrije tijd tussen. Dit is zeker bij intensieve sessies belangrijk. De vergadering blijft zo leuk en je voorkomt dat de deelnemers hun concentratie verliezen.
Creëer ruimte voor leuke activiteiten
Tijdens een meerdaagse vergadering wil je niet hele dagen vergaderen. Dit gaat namelijk ten koste van de motivatie en betrokkenheid van deelnemers. Creëer daarom ook ruimte voor leuke activiteiten. Vergader je op een locatie in de natuur? Ga tussen de sessies door dan even lekker naar buiten en maak gezamenlijk een wandeling. Je kunt een vergader-overnachting ook aangrijpen voor teambuilding. Organiseer in de avond bijvoorbeeld een sportieve activiteit of workshop. Hierdoor ontstaat er een goede balans tussen werk en plezier.
