Een Verklaring Omtrent het Gedrag, beter bekend als VOG, is in Nederland een vertrouwd document. Werkgevers, sportverenigingen en stagebedrijven vragen er regelmatig om. In het buitenland is het een ander verhaal: daar bestaat geen exacte tegenhanger, en de term “VOG” zegt buitenlandse instanties niets. Toch komt het vaak voor dat een buitenlandse werkgever, immigratiedienst of universiteit om een vergelijkbaar document vraagt — en dan moet de Nederlandse VOG niet alleen aangevraagd worden, maar ook beëdigd vertaald.
Wanneer wordt een vertaalde VOG gevraagd?
De meest voorkomende situaties zijn: emigratie naar een ander land, werken in het onderwijs of de zorg in het buitenland, een visumaanvraag voor landen als de Verenigde Staten, Australië, Canada of Nieuw-Zeeland, en bepaalde studies of stages waarbij met kwetsbare groepen wordt gewerkt. De VOG zelf wordt aangevraagd bij Justis, een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Justitie en Veiligheid. De aanvraag duurt meestal twee tot vier weken. Zodra de VOG binnen is, kan de vertaling in gang worden gezet — niet andersom. Een vertaling van een nog niet afgegeven VOG bestaat namelijk niet, en mensen die proberen het proces te versnellen lopen op deze volgorde regelmatig vast.
Welke taal en welke vorm?
Voor de meeste Engelstalige landen volstaat een Engelse beëdigde vertaling. Voor Frankrijk, Spanje, Italië of Duitsland wordt vaak om een vertaling in de lokale taal gevraagd. Belangrijk is wel om bij de ontvangende instantie te checken of er een specifieke vorm vereist is. Sommige landen accepteren alleen een papieren versie met natte handtekening en stempel; andere zijn tevreden met een digitale variant met gekwalificeerde elektronische handtekening. Voor visumaanvragen bij ambassades is doorgaans de papieren versie nodig, omdat die fysiek wordt ingeleverd. Een beëdigde vertaling wordt altijd gehecht aan een gewaarmerkte kopie van de VOG, en mag niet losgehaald worden — anders verliest het document zijn juridische waarde.
Apostille: vaak een vergeten extra stap
Voor veel landen volstaat de vertaling alleen niet. Er moet ook een apostille op de VOG zelf worden gezet, voordat de vertaling wordt gemaakt. Een apostille is een legalisatiestempel die bevestigt dat het Nederlandse document echt is en door een bevoegde autoriteit is afgegeven. Voor de VOG vraag je deze aan bij de rechtbank in Den Haag. Dit kost een vast tarief en duurt bij persoonlijke afhandeling vaak één werkdag, per post langer. Pas zodra de apostille erop staat, is het verstandig om een officiële vertaling te laten maken, zodat ook de apostilletekst wordt meegenomen. Wie deze stappen omdraait, betaalt soms dubbel.
Hoe lang is een vertaalde VOG geldig?
De VOG zelf heeft geen wettelijke vervaldatum, maar de meeste ontvangende instanties accepteren alleen documenten die niet ouder zijn dan drie tot zes maanden. Voor visumaanvragen geldt vaak een nog kortere termijn. Het heeft daarom geen zin om een VOG ruim van tevoren aan te vragen en te laten vertalen “voor de zekerheid” — bij indienen kan het document alweer verlopen zijn. Beter is het om de aanvraag te plannen op het moment dat duidelijk is wanneer het document daadwerkelijk gebruikt wordt. Reken vanaf nul tot inzending op vier tot zes weken voor het hele traject: VOG aanvragen, apostille regelen, vertaling laten maken en versturen.
